Susanne Haun

Was bei der Ausstellungsplanung alles zu beachten ist (9) – Einladungen mit der Post versenden – Susanne Haun

Posted in Ausstellung, Blumen und Pflanzen, Leinwand, Roddahn, Zeichnung by Susanne Haun on 5. Oktober 2015

Ich bin stolz auf meine Adressdatei. Seit knapp 15 Jahren sammel ich in einer Excel Tabelle Adressen von Personen, die Interesse an meiner Kunst geäußert haben, sich in meine Adresslisten eingetragen oder mir eine Visitenkarte gegeben haben.

Hier meinen Dank an Nicole Behnsen, mit der ich in den ersten Jahren die Tabelle gepflegt habe. Sie war ein gern diskutiertes Arbeitsmittel bei uns beiden. Welche Spalten sind wichtig? Wie sortieren wir die Adressen und wer bekommt bei einer Ausstellung eine Einladung per Post gesendet?

Die letzte Leinwand für Roddahn entsteht (c) Foto von Susanne Haun

Die letzte Leinwand für Roddahn entsteht (c) Foto von Susanne Haun

Die Einladungen versende ich per Infopost. Auch die Infopost ist eine gern diskutierte Art der Versendung der Einladung. Viele Künstler mögen die Infopost nicht, da sie wie Werbung aussieht und somit ihre Arbeit herabsetzt und die Chance, dass die Einladung ungelesen weggeworfen wird, ist ihnen zu groß. Ich benutze die Infopost aus Kostengründen. Ich werde 100 Einladungen per Post versenden. Es ist ein sehr großer Unterschied, ob ich 62 Cent normales Porto oder 28 Cent + Ust Infopost bezahle. Es gibt dabei jedoch viele Formalismen, die einzuhalten sind. Bei Interesse könnt ihr hier die Voraussetzungen für Infopost lesen. Gerne würde ich 250 Einladungen versenden, das wären jedoch 70 Euro + Ust, was mir einfach zu teuer ist. 50 Einladungen kosten 14 Euro + Ust = 16,66 € x 2 = 33,32 €.

Warum ich im Zeitalter der Mails noch Einladungen mit der guten alten Post versende?

Ich besitze von den letzten Jahren knapp 2.500 selbstgesammelte Adressen. Alle Personen kenne ich persönlich. Manchen möchte ich mit einer Enladung per Post meine persönliche Wertschätzung zeigen. Die Auswahl ist nicht einfach. 100 Adressen aus 2.500 für Einladungen herauszusuchen, ist eine aufwendige Arbeit. Ich bin immer froh, wenn ich damit fertig bin. Ich sortiere dabei nach Postleitzahl, danach schaue ich in meiner Kontaktspalte und auf den Namen. Wichtig ist darauf zu achten, dass nur Briefe angenommen werden, die mit einer Berliner PLZ frankiert sind.

Ich suche auch noch 15 Adressen außerhalb Berlins heraus, diese muß ich normal mit 62 Cent frankieren. 25 Briefe habe ich zusätzlich mit 62 Cent frankiert, um persönliche Mitteilungen und kleine Briefe für den Adressaten unterzubringen.

Danach arbeite ich mit dem Word Serienbrief und erstelle Umschläge. Auf den Umschlägen drucke ich neben der Adresse auch meinen Absender und den von der Post vorgeschriebenen Infopostvermerk auf. Früher musste ich die Briefe in der Post stempeln. Das waren lustige „Sitzungen“, oft nahm ich meinen Sohn mit, der mit Freude stempelte. Wichtig ist, dass ich die Exceltabelle nach der Auswahl nach Postleitzahlen sortiere, die Einlieferung der Post in der Filiale erfolgt nach PLZ sortiert.

Auch das Eintüten der Einladungen in die Umschläge verschlingt nochmals viel Zeit.  Von der Auswahl der Adressen bis zu den fertig adressierten und frankierten Briefe und dem Weg zur Post benötige ich über 4 Stunden. Wieder wertvolle Zeit, die mir beim Zeichnen verloren geht.

Die Briefe sind unterwegs und bereichern hoffentlich den Briefkasten der Adressaten.

Die letzte Leinwand für Roddahn entsteht (c) Foto von Susanne Haun

Die letzte Leinwand für Roddahn entsteht, dabei höre ich Gräser der Nacht von Patrick Modiano (c) Foto von Susanne Haun

Hier ein Überblick der organisatorischen Dinge, die ich bisher für die Ausstellungseröffnung erledigt habe. Diese Dinge müssen neben dem Zeichnen für die Ausstellung laufen. Ich zeichne gerade an der letzten Leinwand für diese Ausstellung.

Versendung der Einladungen per email

Pressemitteilung

Eventportale bestücken

Einladungskarte

Erste Gespräche

Die Ortsbesichtigung

Der Titel

Das Konzept

3 Antworten

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  1. Sophie33 said, on 6. Oktober 2015 at 16:07

    This is all pretty cool!


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